记录与档案管理制度-世界信用组织

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ICE8000信用知识专栏
  • 1.《ICE8000信用知识入门》
  • 2.《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》
  • 3.《ICE8000信用调查、分析、评级》

    • 3.8记录与档案管理制度

    一、建立记录与档案管理制度的目的和意义

    1、为了对管理制度运行记录进行控制，确保记录的可追溯性；

    2、为了证实管理制度的有效性和为审核提供证据；

    3、为了保存用以解决争议的各类证据资料；

    4、为了正确追究员工的失信违约责任。

    二、建立记录与档案管理制度的要求与注意事项

    1、应建立记录清单，方便检索；

    2、记录格式应确保方便填写，可实现追溯；

    3、记录应保存完好；

    4、记录可以规定保存期，对于规定保存期的资料，如有可能，应在设计记录格式时明示保存期限。

    5、应有过保存期记录的处理办法；

    6、可在其它诚信制度文件体现记录的管理，明确记录清单，并尽可能明确格式。

    三、记录与档案管理制度的参考样本

    ***股份有限公司记录与档案管理制度

    第一章 总则

    第一条为了规范管理，特制定本制度。

    第二条记录与档案资料包括：

    1、制度运行的各种记录；

    2、合同等各类资料；

    3、其它资料。

    第二章 记录与档案交存与领阅

    第三条各工作人员在工作中，应按规定做好记录。

    第四条各部门的记录与档案资料应于每年终了20日内送交给信用管理部，由信用管理部统一保管。

    第五条每一制度文件，都应明确与其有关的记录，并尽可能明确记录格式。

    第六条记录可以规定保存期限，对于规定保存期限的资料，应在设计记录格式明示保存期限。

    保存期限不得违反法律规定、ICE8000标准规定、董事会规定。

    第七条记录与档案资料领取时，应经总经理批准，并按批准的时限交还。

    第三章 记录的销毁

    第八条过了保存期的记录资料经总经理批准可以销毁，销毁应有销毁清单。

    第四章 责任追究与奖惩措施

    第九条违反制度第*条的工作人员，将给予警告、通报批评的行政处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人诚信档案，或者进行公开投诉或公开曝光。

    第十条违反本制度第*条的工作人员，将给予行政降级的行政处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人诚信档案，或者进行公开投诉或公开曝光。

    第五章 本制度的记录

    第十一条 本制度的记录主要有：《档案资料销毁清单》（略）。

    第六章 附则

    第十二条本制度自发布之日起实施。

    第十三条 本制度由公司信用管理部负责解释。

    上述内容摘自《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》（方邦鉴著，可以免费使用，但请注明出处）