文件管理制度-世界信用组织
3.7文件管理制度
一、建立文件管理制度的目的和意义
1、为了明确文件的发布程序，确保文件发布前得到批准；
2、为了确保将有效版本的文件发放到使用文件的岗位；
3、为了确保作废的文件不被误用；
4、提出文件的一般要求。
二、文件的层次分类
在文件管理制度中，应确定文件的层次分类。文件的层次分类，也是手册的装订排序层次。
第一层，诚信文化手册。
诚信文化手册明确了单位的使命，它需要单位自上而下进行践行，所以放在最高层次。诚信文化手册出台与更新的程序越严肃，文化建设越有深度，文化积淀越多，建立起的诚信文化越稳定。诚信文化手册属于基本管理制度的内容，应经单位章程规定的机构审议批准。
第二层，承诺表、风险控制表。
承诺表、风险控制表，可以将基本制度与协作文件或作业指导书联系起来。承诺表、风险控制表具有指引作用，它是对相关制度内容的提取。承诺表、风险控制表草案一般由信用管理部编制，由最高管理者审批。信用管理部主任应对承诺表、风险控制表草案的科学性与正确性负责。
第三层，基本管理制度文件。
ICE8000体系中要求ICE8000诚信单位必须建立的制度，全部为基本管理制度文件。本章介绍的制度，都属于基本管理制度，这些制度主要包括：科学的部门职责与岗位职责制度、明确承诺制度、风险识别与控制制度、外部信用监督制度、投诉建议表扬信息快速反馈制度、危机处理制度、文件管理制度、记录与档案管理制度、员工信用管理制度、积极补救制度、建立积极配合世界信用组织(WCO)调查制度、建立积极配合世界信用组织(WCO)审理与仲裁制度、信息披露制度、获取法律、法规和ICE8000标准的制度、奖惩制度、建立法人治理制度等。这些制度，应经过单位章程规定的机构审议批准。
第四层，协作文件。
协作文件是为实施基本管理制度文件而制定的跨部门的操作文件，规定部门间的协作过程及相互作用。协作文件一般可由信用管理部主任审批。
第五层，作业指导书。
作业指导书是指一个部门内的操作文件，规定具体过程的操作方法。作业指导书可由部门领导审批，报送信用管理部备案。
第六层，原始资料。
如在文化识别或风险识别程序中，产生的识别表、会议记录等资料，这些原始资料是为制度的建立和更新而征集的，这些资料一般不属于制度性文件。
三、建立文件管理制度的要求与注意事项
1、在本书中，制度属于文件，对文件的要求也是对制度的要求。
2、在文件管理制度当中应反映ICE8000体系对制度的一般要求，即：该制度应当能够确保管理制度成为有效文件；确保文件可查询、可审核；确保文件在执行前被批准；确保已作废的文件不被误用；确保文件定期或不定期地被评价与完善；确保文件尽量精简、科学、实用、避免道德风险。
四、通用模板
根据文件管理制度的要求，我们设计出ICE8000诚信管理制度的文件通用模板，供人们起草文件时参考。
按中文章节条款进行编码***制度 第一章 总则 （在总则内规定制度制定的目的、宗旨和原则，明确责任单位，解释术语等。） 第一条： 第二条 第二章 或更多章（主体部分） 在这里作出文件的具体要求和程序等， 第三章 制度评价、完善与反馈（可选） 明确制度定期评价的周期和不定期评价的文式与渠道，完善与反馈的问题。 第四章奖惩措施（可选） 明确制度的奖惩措施。 第五章 记录（可选） 明确与本制度有关的记录、记录清单、记录格式、记录保存时间等相关问题。 第六章 附则 明确实施日期、解释部门、是否朔及以往等问题。 |
按英文数字进行编码 ***制度 1 总则 （在总则内规定制度制定的目的、宗旨和原则，明确责任单位，解释术语等。） 1．1、 1．2 2或更多章（主体部分） 在这里作出文件的具体要求和程序等， 3 制度评价、完善与反馈（可选） 明确制度定期评价的周期和不定期评价的文式与渠道，完善与反馈的问题。 4奖惩措施（可选） 明确制度的奖惩措施。 5 记录（可选） 明确与本制度有关的记录、记录清单、记录格式、记录保存时间等相关问题。 6 附则 明确实施日期、解释部门、是否朔及以往等问题。 |
五、文件管理制度的参考样式
***股份有限公司
文件管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范文件管理，特制定本制度。
第二条 文件应尽量科学、实用，应尽量避免道德风险，如有必要可单列违规责任与奖惩措施，也可单列评价与更新时间。
第三条 为便于阅读、学习与执行，文件数目应尽量精简，能够一个文件解决的问题不制定两个文件；没有必要制订文件就能解决的问题，不能制订文件。
第二章 文件层次
第四条 公司文件按层次分类如下：
第一层，诚信文化手册。
第二层，承诺表、风险控制表。
第三层，基本管理制度文件。
基本管理制度由董事会审批。基本管理制度文件包括：科学的部门职责与岗位职责制度、明确承诺制度、风险识别与控制制度、外部信用监督制度、投诉建议表扬信息快速反馈制度、危机处理制度、文件管理制度、记录与档案管理制度、员工信用管理制度、积极补救制度、建立积极配合世界信用组织(WCO)调查制度、建立积极配合世界信用组织(WCO)审理与仲裁制度、信息披露制度、获取法律、法规和ICE8000标准的制度、奖惩制度、建立法人治理制度等。
第四层，协作文件。
协作文件是为实施基本管理制度文件而制定的跨部门的操作文件，规定部门间的协作过程及相互作用。
第五层，作业指导书。
作业指导书是指一个部门内的操作文件，规定具体过程的操作方法。
第六层，原始资料。
如在文化识别或风险识别程序中，产生的识别表、会议记录等资料。
如下图：
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第一层 |
诚信文化手册 |
第二层 |
承诺表、风险控制表 |
第三层 |
基本管理制度 |
第四层 |
协作文件 |
第五层 |
作业指导书 |
第六层 |
原始资料 |
第三章 文件的起草、审批与发放
第四条 第一层、第二层、第三层的文件由信用管理部负责拟定，由董事会审批。
协作文件由相关部门拟定，总经理审批。
作业指导书由相关部门制定，制定部门负责人审批。
原始资料按其生成和来源的相关规定，进行审批。
第五条 办公室应将审批的文件及时发放，作业指导书审批后应及时提交给信用管理部备案。
发放文件时应由信用管理部填写《发文薄》，确保文件的使用部门得到现行有效版本的文件，文件领用人需签字确认已收到文件。
当文件作废时或领用人调离工作岗位时，应将文件退还信用管理部，并在《发文薄》中注销。
发放到部门的文件应存放在使用人便于找到的地方，部份文件可以采用上墙张贴的方式。
除了发放纸质文件而外，可以采用电子文档的方式发布文件，但需对文件加密防止无效更改。
第四章 作废文件管理
第六条 作废文件应加盖“作废”章，由信用管理部及时、全部回收。
第五章 文件评价、完善与反馈
第七条 定期评价。
每12个月内定期评价一次文件，文件中另有规定的从其规定。
第八条 不定期评价。
公司内每一个员工和每一个部门均有权提出完善任一个文件的建议，建议应当详细说明完善的理由、必要性和可能性，建议一般采用书面形式，也可采用口头形式，采用口头形式的，信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部制定修订建议后，立即向上级部门汇报。
第九条 如文件需要完善，按第三章规定进行审批与发放。
第十条 对评价和完善的情况应做好记录，并定期（年审前）或不定期地写出《文件评价、完善与反馈报告》，向世界信用组织(WCO)反馈。
第七章 违规责任与奖惩措施
第十一条 违反本制度第*条规定的工作人员，将给予警告、通报批评行政处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人诚信档案，或者进行公开投诉或公开曝光。
第十二条 违反本制度第*条规定的工作人员，将给予降级的行政处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人诚信档案，或者进行公开投诉或公开曝光。
第八章 记录
第十三条 本制度的记录主要有：《发文薄》、《制度评价、完善与反馈表》、《文件评价、完善与反馈报告》，格式见附件。
第九章 附则
第十四条 本制度自发布之日起实施。
第十五条 本制度由公司信用管理部负责解释。
附件1 发文薄略
附件2制度评价、完善与反馈表
记录编号： 保存期限：永久
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文件名称 |
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评价时间： |
评价原因 |
定期不定期 |
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作用与意义 |
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问题与不足 |
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完善措施 |
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向世界信用组织(WCO)反馈内容 |
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附件3
文件评价、完善与反馈报告
报告单位：
文件评价情况：
文件完善情况：
意见与建议：上述内容摘自《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》（方邦鉴著，可以免费使用，但请注明出处）