协会大中华区总裁办公会议议事标准

第一条 为了保证决策的科学性、公开性和民主性，制定本标准。
第二条 秘书处负责总裁办公会议的文书整理和信息传递等服务工作。
第三条 大中华区总裁办公会议的召开、议事内容及决策程序，适用本标准。
第四条 大中华区总裁办公会议由总裁、副总裁、信用总监、财务总监（以下简称总裁）作为成员参加，秘书处可指定一至两名秘书作为会议记录人。
第五条 总裁办公会议遵循民主、负责原则，并且其决议不得与ICE8000标准相抵触，不得违背世界信用组织(WCO)宗旨和社会使命。

第二章会议的召开

第六条 例行会议，每月初或月未例行召开总裁办公会议一次。
第七条 临时会议，任一名总裁提出，均可召开临时性总裁会议。
第八条 会议可以采用现场或书面的形式进行，一般由总裁（特指正职）或其指定的人员主持，临时会议可由会议提起人主持。
世界信用组织(WCO)会员单位、各国际信用执业人员、各工作人员也可通过世界信用组织(WCO)秘书处或信用管理部或主管总裁向总裁办公会议提交议案。
第九条 会议采用现场形式的，组织程序如下：
第一步，秘书处将会议通知发给各总裁；
第二步，各总裁或相关人员将会议提案交给秘书处，秘书处将各提案于会议前汇总打印；
第三步，各总裁对各个提案现场发表意见，并按本标准第四章的规定形成决议；
第四步，世界信用组织(WCO)秘书处根据会议的过程与结果，制作会议纪要草稿发至各总裁；
第五步，各总裁认为会议纪要与会议客观实际书写有误的，应要求改正；没有总裁对会纪票草稿提出异议的，由秘书处按《世界信用组织(WCO)管理事务公开制度》在世界信用组织(WCO)网站公开会议纪要。
第十条 例行会议采用书面形式的，组织程序如下：
第一步，各总裁或相关人员于每月28日之前将会议提案和承诺履行情况表发至世界信用组织(WCO)秘书处；
第二步，世界信用组织(WCO)秘书处将资料汇总后发至各总裁；
第三步，各总裁对各个提案发表意见，并按本标准第四章的规定形成决议；
第四步，世界信用组织(WCO)秘书处根据会议的过程与结果，制作会议纪要草稿发至各总裁；
第五步，各总裁认为会议纪要与会议客观实际书写有误的，应要求改正；没有总裁对会纪票草稿提出异议的，由秘书处按《世界信用组织(WCO)管理事务公开制度》在世界信用组织(WCO)网站公开会议纪要。
第十一条 临时会议采用书面形式的，组织程序如下：
第一步，提议召开临时会议的总裁将会议主题、内容、原因发至秘书处，并注明紧急程度；
第二步，世界信用组织(WCO)秘书处收到上述资料后，于一至二个工作日内将上述资料发至各总裁；
第三步，各总裁对各个提案发表意见，并按本标准第四章的规定形成决议；
第四步，世界信用组织(WCO)秘书处根据会议的过程与结果，制作会议纪要草稿发至各总裁；
第五步，各总裁认为会议纪要与会议客观实际书写有误的，应要求改正；没有总裁对会纪票草稿提出异议的，由秘书处按《世界信用组织(WCO)管理事务公开制度》在世界信用组织(WCO)网站公开会议纪要。

第三章会议讨论的内容

第十二条 为节约行政资源，总裁办公会议限定为以下内容：
一、计划、总结和检查承诺履行情况；
二、重大人事安排或机构调整；
三、对ICE8000标准的修改建议；
四、临时性事务、突发性事务；
五、新情况、新问题；
六、对内部制度的修改建议；
七、其它需要讨论解决的问题。
第十三条 对于ICE8000标准或内部管理制度已有明确规定的事务，各总裁应按职责自行处理，无需提交会议讨论。
第十四条 以下问题应作为新情况、新问题及时给提交总裁办公会议：
一、ICE8000标准和内部管理制度虽然有规定但难以操作的问题；
二、ICE8000标准和内部管理制度虽然有规定，但如果执行已有的制度，可能会带来不利后果的情况；
三、ICE8000标准和内部管理制度尚未作出规定的各类事务。

第四章会议的表决程序与会议纪要

第十五条 会议各讨论内容一般采用“简单多数”原则进行表决。
第十六条 符合以下条件的，总裁（特指正职）可以行使一票裁定权：
一、一项决议对世界信用组织(WCO)宗旨和社会使命有重大影响的；
二、一项决议可能具有极大风险的。
第十七条 注意到总裁办公会议是总裁履行职责重要场所，而履行职责是总裁对会员的当然义务，并非总裁的个人权益或代表权益（理事会中，理事代表着一部分会员的权益，因而可以投弃权票；股东会议时，股东具有股东权益，可以投弃权票）。所以，总裁在会议表决中只能表决“无意见”或“有意见”，不能投弃权票。
在会议中，对会议提案有意见的，应当充分陈述或书面理由，做到知无不言、言无不尽，以最大限度减少决策的失误。
第十八条 总裁会议中，各总裁应以世界信用组织(WCO)发展为重，不应拉帮结派、党同伐异；也不应为了和气与人际关系，不陈述自己的真实意见。
第十九条 每一个总裁都有公平的争论权力和机会，总裁之间在会议上可争论、争吵，但会议后不得记恨，并应积极执行会议决议。
每一总裁均应自觉杜绝“会上不说、会后乱说”的现象的发生。
第二十条 在现场会议中，因情绪激动或其它原因无法充分陈述意见的任一总裁，均有权要求暂时休会二日，并在二日内提供书面的意见。
第二十一条 对重要问题的意见阐述，如果口头表述不够清楚的，其他任一名总裁均有权要求意见人提供书面的意见阐述。
第二十二条 为决策信息需要，总裁办公会议可以邀请相关人员列席总裁办公会议，列席人可就相关问题发表咨询意见。
第二十三条 在现场会议中，总裁应轮流对会议提案发表意见直至发表最终意见，决策以最后意见为准；在书面会议中，总裁应书面写出意见，如未在限定的时间内写明意见，视为无意见。
第二十四条 在现场会议中，对于重要或较长的发言，为制作会议纪要，秘书处可以要求发言人提供书面资料。
第二十五条 在书面会议中，对于笔误性纠正，意见人可以直接在原稿中修改模式下进行修改；对于重要意见，应单独有条理的写明。
第二十六条 在书面会议中，如意见人需要了解情况后再做表决，可以提出二轮表决，即可表决意见中写上要求二轮表决，世界信用组织(WCO)秘书处应将第一轮表决的资料发给该意见人，第二轮表决时间不得超过五日，第二轮表决时，其他意见人仍可改变表决意见。
第二十七条 由于表决意见可能影响他人利益，会给表决人带来不利影响，所以，公开的会议纪要中一般不记录表决意见，只公开会议的结果。表决过程和表决意见应做为秘密资料存档，同时按规定加注解密日期。
第二十八条 书面会议的首次表决时间一般不低于五日，二次表决时间一般不低于两日，情况特别紧急的除外。
第二十九条 会议表决后，会议纪要下发前，总裁可对会议纪要中涉及自己发言内容的记录错误要求责任秘书更正，但不得要求对无误的记录要求更改或变更自己的表决结果。
第三十条 为提高工效效率，会议纪要等相关文书的签字以电子邮件回复为准，如未回复电子邮件的视同默认，世界信用组织(WCO)开发出电子办公系统后，电子办公系统也做为签字的凭据。责任秘书将总裁会议的相关资料打印成册并存档，书面签字部分由相关总裁在本年度内事后补签。

第五章本制度的评价与完善

第三十一条 制度的定期评价与完善。每年于世界信用组织(WCO)年度会议之前，对本制度进行评价，评价的内容是：本制度的作用与意义，本制度存在的问题与不足。然后根据评价的结果，完善本制度。

第三十二条 制度的不定期评价与完善。世界信用组织(WCO)内每一位员工和每一个部门均有权提出完善本制度的建议，建议应当详细说明完善的理由、必要性和可能性，建议一般采用书面形式，也可采用口头形式，采用口头形式的，信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部接到制度修订建议后，立即向总裁汇报，由总裁决定是否修订或召开专门会议讨论修订建议。
第三十三条 制度评价后，如需要完善，填写《文件更改申请表》，经原批准人或其继任者批准后执行文件更改。

第六章责任追究与奖惩措施

第三十四条 未遵守本制度的工作人员，将给予内部警告的处分，性质与情节或后果严重的，将处于通报批评或行政降级处分。
第三十五条 为本制度的完善提出良好建议的，给予通报表扬。

第七章记录

第三十六条 本制度使用的记录有：《制度评价、完善与反馈表》、《奖惩情况表》、《发文薄》、《文件更改申请表》，格式见文件管理制度；《会议提案表》，格式见附件。

第八章附则

第三十七条 本制度自发布之日起实施。
第三十八条 本制度由世界信用组织(WCO)信用管理部负责解释。

附件:总裁办公会议提案表(略)